При работе с данными в Excel могут оставаться в конечном результате листы с неактуальными данными либо пустые листы, которые не нашли применения. Однако если оставить их, то это может привести к неудобствам при печати, так как печататься будут как основные листы так и те, которые не нужны. Также это может быть неудобно и в других аспектах работы с документов.
Рассмотрим как можно удалить ненужные страницы в Microsoft Excel.
Как известно — листы в Экселе имеют в себе печатные страницы и каждый лист имеет разметку для корректной печати. Как поделены листы можно посмотреть в параметрах разметки либо же в страничном режиме.
В нижней части программы справа можно увидеть значки, которые позволяют изменить вид документа, режим разметки можно увидеть если кликнуть на центральный значок.
После нажатия можно увидеть, что страницы документа будут разделены между собой. И далее включаем страничный режим, который соответствует правому значку в строке состояния.
Как результат, можно увидеть страницы документа, номера страниц и конечно границы, которые разделяют их.
Также, чтобы изменить режим просмотра страниц, можно перейти в раздел "Вид" и в этом разделе найти режимы просмотра книг и после этого можно выбрать подходящий режим.
Определив как выглядит документ разделенный на страницы, можно увидеть есть ли пустые листы, а если есть, то они будут напечатаны. Как вариант, можно исключить страницу с печати, но это действие может повторятся множество раз, а также может произойти так, что пользователь забудет исключить его из списка печати и тогда испортится порядок страниц или другой аспект, который играет важную роль в целостности документа. Исходя из этого лучше вообще исключить/удалить ненужный лист.
Первый метод. Задать область печати.
1) Нужно выделить для печати нужный диапазон данных в листе.
2) Далее надо открыть раздел "Разметка", выбираем пункт "Области печати" и переходим к заданию диапазона.
3) Не забываем сохранить изменения, которые мы произвели.
Результатом будет печать только той области документа, которую мы ранее выделили и задали в диапазоне.
Также может произойти то, что после того как был задан диапазон, страница неоднократно редактировалась (как пример удаление строк). Тогда будут печататься пустые страницы, которые были закреплены в областях печати. В таком случае нам надо вновь перейти в кнопку "Области печати" и убрать их.
Второй метод. Удаление страницы
Для начала нужно открыть страничный режим нажав значок снизу или в разделе "Вид"
В страничном режиме выделяем страницы предназначенные для удаления.
Когда были выделены ненужные страницы, на клавиатуре нажимаем на "Delete" и как результат — лишние страницы исчезнут с документа.
Никогда не задавался вопросом удаления нескольких вкладок книги Excel одним действием, это действие мне всегда казалось довольно простым и интуитивно понятным, но сегодня ко мне подошел довольно грамотный коллега и спросил: «Не знаешь, как одним действием сразу удалить много листов в Excel?».
Много листов в Эксель
Я немного опешил и показал ему способ удаления нескольких листов в книге.
Делается это довольно просто и основывается на стандартных сочетаниях клавиш в программах MS Office.
Удаление нескольких листов.
Шаг номер 1.
Выделить первый лист книги, который хотите удалить, кликнув по нему левой кнопкой мыши.
Первый лист
Шаг номер 2.
Зажать клавишу «Shift» на клавиатуре
Нажать клавишу Shift
Шаг номер 3.
Кликнуть на последний лист левой кнопкой мыши. (все листы между первым и последним будут выделены).
Выделение нескольких листов (ярлыков)
Шаг номер 4
Кликните правой кнопкой мыши по выделенным вкладкам (листам) и выберите из контекстного меню пункт «Удалить».
Удаление листов
Примечание:
Если Вам необходимо удалить листы расположенные не по порядку, зажмите клавишу «ctrl» и выделяйте листы левой кнопкой мыши, не отпуская клавиши «ctrl».
Иногда при распечатке книги Excel принтер печатает не только заполненные данными страницы, но и пустые. Это может произойти по различным причинам. Например, если вы в области данной страницы нечаянно поставили любой символ, даже пробел, она будет захвачена для печати. Естественно, это негативно влияет на износ принтера, а также приводит к потере времени. Кроме того, существуют случаи, когда вы не хотите распечатывать определенную страницу заполненную данными и желаете не подавать её на печать, а удалить. Давайте рассмотрим варианты удаления страницы в Экселе.
Процедура удаления страницы
Каждый лист книги Excel разбивается на печатные страницы. Их границы одновременно служат границами листов, которые будут выводиться на печать на принтере. Просмотреть, как именно делится документ на страницы, можно перейдя в режим разметки или в страничный режим работы Excel. Сделать это довольно просто.
В правой части строки состояния, которая расположена внизу окна Excel, находятся иконки смены режима просмотра документа. По умолчанию включен обычный режим. Значок соответствующий ему, самый левый из трех иконок. Для того, чтобы переключится в режим разметки страницы, кликаем по первой иконке справа от указанного значка.
После этого включается режим разметки страницы. Как видим, все страницы разделены пустым пространством. Для перехода в страничный режим следует кликнуть по самой правой кнопке в ряду указанных выше иконок.
Как видим, в страничном режиме видны не только сами страницы, границы которых обозначены пунктиром, но и их номера.
Также переключение между режимами просмотра в Excel можно совершить, перейдя во вкладку «Вид». Там на ленте в блоке инструментов «Режимы просмотра книги» будут находиться кнопки переключения режимов, которые соответствуют значкам на панели состояния.
Если при использовании страничного режима пронумерован диапазон, в котором визуально ничего не отображено, то на печати выйдет пустой лист. Кончено, можно путем настройки печати указать диапазон страниц, не включающий пустые элементы, но лучше всего эти лишние элементы вообще удалить. Так вам не придется каждый раз при печати выполнять одни и те же дополнительные действия. Кроме того, пользователь может просто забыть произвести необходимые настройки, что приведет к распечатке пустых листов.
Кроме того, имеются ли пустые элементы в документе, можно узнать через область предварительного просмотра. Для того, чтобы туда попасть следует переместиться во вкладку «Файл». Далее перейти в раздел «Печать». В крайней правой части открывшегося окна будет располагаться область предварительного просмотра документа. Если вы прокрутите полосу прокрутки до самого низа и обнаружите в окне предпросмотра, что на некоторых страницах вообще нет никакой информации, значит, они будут распечатаны в виде пустых листов.
Теперь давайте конкретно разбираться, какими способами можно удалить пустые страницы из документа, в случае их обнаружения, при выполнении указанных выше действий.
Способ 1: назначение области печати
Для того, чтобы не распечатывались пустые или ненужные листы, можно назначить область печати. Рассмотрим, как это делается.
-
Выделяем диапазон данных на листе, который нужно распечатать.
Переходим во вкладку «Разметка страницы», кликаем по кнопке «Область печати», которая расположена в блоке инструментов «Параметры страницы». Открывается небольшое меню, которое состоит всего лишь из двух пунктов. Щелкаем по пункту «Задать».
Теперь всегда при попытке распечатать данный файл на принтер будет подаваться только та область документа, которую вы выделили. Таким образом, пустые страницы будут просто «отсечены» и их распечатка проводиться не будет. Но у этого способа есть и недостатки. Если вы решите добавить в таблицу данные, то для их распечатки придется снова менять область печати, так как программа будет подавать на принтер только тот диапазон, который вы задали в настройках.
Но возможна и другая ситуация, когда вы или другой пользователь задал область печати, после чего таблица была отредактирована и из неё были удалены строки. В этом случае, пустые страницы, которые закреплены, как область печати, все равно будут посылаться на принтер, даже если в их диапазоне не было установлено ни одного символа, включая пробел. Для избавления от этой проблемы, достаточно будет просто снять область печати.
Для того, чтобы убрать область печати даже выделять диапазон не нужно. Просто переходим во вкладку «Разметка», кликаем по кнопке «Область печати» в блоке «Параметры страницы» и в появившемся меню выбираем пункт «Убрать».
После этого, если в ячейках вне таблицы не будет пробелов или других символов, пустые диапазоны не будут считаться частью документа.
Способ 2: полное удаление страницы
Если же проблема все-таки заключается не в том, что была назначена область печати с пустым диапазоном, а причина того, что пустые страницы включаются в документ, состоит в наличие пробелов или других лишних символов на листе, то в таком случае принудительное назначение области печати является лишь полумерой.
Как говорилось уже выше, если таблица постоянно изменяется, то пользователю придется каждый раз задавать новые параметры печати при распечатке. В этом случае более рациональным шагом будет полное удаление из книги диапазона, содержащего ненужные пробелы или другие значения.
-
Переходим в страничный режим просмотра книги любым из тех двух способов, которые мы описывали ранее.
После того, как указанный режим запущен, выделяем все страницы, которые нам не нужны. Делаем это, обведя их курсором с зажатой левой кнопкой мыши.
Основной причиной наличия пустых листов при распечатке является установка пробела в одной из ячеек свободного диапазона. Кроме того, причиной может быть неправильно заданная область печати. В этом случае нужно просто отменить её. Также для решения проблемы печати пустых или ненужных страниц можно установить точную область печати, но лучше это сделать, просто удалив пустые диапазоны.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
